August 18, 2011

Legalisir Ijazah ke Depkumham dan Deplu

Seperti janji saya sebelumnya, berikut saya akan menjelaskan detail langkah-langkah yang harus dilakukan untuk meminta Legalisir ke Depkumham dan Deplu.
Perlu digaris bawahi bahwa yang saya tulis disini khusus untuk legalisir ijazah yang biasanya diminta jika anda mau melanjutkan pendidikan di luar negeri. Umumnya universitas akan menjelaskan dokumen apa saja yang perlu dilegalisasi oleh kedutaan negara yang bersangkutan dan harus dibawa saat anda tiba di negara tujuan tersebut. Akan tetapi prosedur untuk mendapatkan legalisasi di kedutaan umumnya adalah memperoleh terlebih dahulu legalisir di depkumham (Departemen Hukum dan Ham) dan Deplu (Departemen Luar Negeri). Sayangnya seperti yang saya jelaskan dalam tulisan saya sebelumnya, tidak ada informasi yang cukup di website departemen yang bersangkutan untuk meminta legalisir ijazah, sehingga saya merasa perlu untuk membagikan apa yang saya lakukan dalam mengurus legalisir ini:
A. Legalisir di Depkumham
1. Lengkapi dokumen; dokumen yang perlu dibawa adalah:
i. Dokumen yang hendak dilegalisir (yakni dokumen yang sudah dilegalisir oleh kampus anda)
ii. Foto kopi dari dokumen diatas
iii. Foto kopi KTP
iv. Surat permohonan permintaan legalisir.
v. Materai 6000 (Jumlah materai = jumlah dokumen yang hendak dilegalisir)
vi. Spesimen tanda tangan
Ini adalah bagian yang agak sulit. Agar mengerti mengapa bagian ini agak sulit, maka anda perlu memahami bahwa legalisasi yang dilakukan oleh depkumham bertujuan untuk mengesahkan tanda tangan dari pejabat universitas yang melegalisasi dokumen anda. Legalisir dari depkumham akan menyebutkan bahwa tanda tangan pejabat universitas tersebut adalah asli dan benar. Nah dari mana depkumham tau tanda tangan tersebut asli dan benar? Depkumham memiliki list tanda tangan pejabat universitas, namun khusus untuk universitas negeri (yang mendaftarkan pejabat universitas nya beserta tanda tangannya). Untuk lulusan universitas swasta, hal ini cukup sulit karena depkumham tidak memiliki tanda tangan pejabat universitas, sehingga seringkali depkumham meminta legalisir notaris untuk menggantikan legalisir kampus, karena mereka memiliki semua tanda tangan notaris, sementara mereka tidak memiliki tanda tangan pejabat universitas swasta. Akan tetapi, tidak semua kedutaan menerima hal ini. Dokumen yang dilegalisir oleh notaris, dianggap tidak sah oleh kedutaan, sehingga mereka biasanya akan menolak jika anda memiliki legalisir notaris pada dokumen anda.
Untuk itu, agar depkumham dapat tetap memproses legalisasi dokumen anda tanpa notaris, anda perlu membawa spesimen tanda tangan.
Spesimen tanda tangan adalah sebuah form landscape berjudul “SPESIMEN TANDA TANGAN DAN PARAF...... [dilanjutkan keterangan nama pejabat universitas yang melegalisir dokumen anda]”. Isi dari form ini adalah table dengan 6 kolom yakni : Nama, Jabatan, Paraf, Tanda tangan dan Cap.
Kolom ini harus diisi dengan data dari pejabat swasta yang melegalisir dokumen anda dan cap dari universitas anda.
Ingat, baik paraf maupun tanda tangan harus milik pejabat swasta tersebut. Beberapa orang ada yang ditolak di depkumham karena kolom paraf dari spesimen tanda tangan yang dibawa, diisi oleh Tata Usaha kampus nya dan bukannya pejabat swasta yang bersangkutan.
Untuk menghemat waktu, anda sebaiknya telah menyiapkan spesimen tanda tangan ini sebelum datang ke depkumham, dengan demikian dokumen anda dapat langsung diterima.

2. Datangi koperasi untuk membeli map kuning khusus yang dikeluarkan depkumham (tips: sesungguhnya menggunakan map apapun tidak masalah, tidak perlu menggunakan map khusus dari depkumham. Selain itu map khusus tersebut harganya pun lebih mahal)
3. Masuk ke bagian Pelayanan Hukum, ambil nomor antrian untuk permohonan legalisasi.
4. Anda harus menunggu di loket IV, yaitu bagian layanan.
5. Setelah no antrian anda dipanggil, serahkan semua berkas kepada petugas
6. Petugas akan mengecek kelengkapan dokumen kemudian memberikan tanda terima
7. Anda harus membayar untuk dokumen yang dilegalisir tersebut di bank BNI. Ambil slip untuk pembayaran, format pengisian biasanya tersedia di meja pengambilan slip. Yang penting adalah menyebutkan jumlah dokumen yang hendak dilegalisir dan total harganya. Harga legalisir per dokumen adalah Rp. 25.000,-
9. Ambil no antrian untuk pembayaran dan tunggu di loket bank BNI
10. Setelah melakukan pembayaran di teller, anda akan menerima bukti pembayaran sebanyak 2 kopi.
11. Salah satu bukti pembayaran tersebut diserahkan kembali ke loket H (pelayanan)
12. Waktu yang dibutuhkan adalah 2 hari hingga legalisir tersebut dapat diambil

B. Legalisir di Deplu
1. Setelah mengambil legalisir dari depkumham, anda dapat meminta legalisir di deplu. Pertama anda masuk ke bagian pelayanan di Deplu dan meminta formulir permohonan legalisir kepada petugas.
2. Isi formulir permohonan legalisir.
3. Lengkapi dokumen yang harus diajukan ke loket 3 (bagian legalisasi)
i. Dokumen yang hendak dilegalisir (yang sudah mendapatkan legalisir dari depkumham)
ii. Foto kopi dari dokumen diatas
iii. Foto kopi KTP
iv. Formulir permohonan legalisir
v. Materai 6000 (jumlah materai = jumlah dokumen yang hendak dilegalisir)
4. Masukan semua dokumen dalam map kuning dan sampaikan ke loket legalisir
5. Petugas akan memberikan tanda terima dan meminta pembayaran
6. Pembayaran untuk legalisir di deplu adalah Rp.10.000 / dokumen
7. Setelah mendapatkan tanda terima, anda dapat kembali 2 hari kemudian untuk mengambil legalisir nya.

Setelah mendapatkan legalisir dari depkumham dan deplu, barulah anda dapat melanjutkan proses permohonan legalisir di kedutaan. Biasanya yang ini lebih simple, tinggal membawa dokumen yang sudah memenuhi syarat (yakni yang sudah dilegalisir depkumham dan deplu tersebut)
Well, demikian yang dapat saya bagikan tentang prosedur permohonan legalisir ini. Jika ada yang ingin ditanyakan, silahkan comment.
Good luck.


19 comments:

  1. hai Amanda, artikel anda ini sangat berguna buat saya, yg juga mau mengurus visa pelajar ke Italia. yang mau saya tanyakan adalah, surat permohonan permintaan legalisir ke Kemenkumham, itu dibuat sendiri atau sudah ada formulirnya sperti di kemenlu? jika dibuat sendiri lalu ditujukan kepada siapa? Terima kasih..

    ReplyDelete
    Replies
    1. Formulir untuk kemenkumham, bisa dibuat sendiri atau minta formulir yang sudah jadi di loketnya. kalau dibuat sendiri, ditujukan nya kepada Bagian Legalisasi, Depkumham.

      Delete
  2. yang dari univ swasta udah ga bisa pake specimen tanda tangan n paraf lagi. mesti ke dikti depdiknas di pintu senayan gedung D lantai 7.
    syaratnya mesti bawa surat pernyataan dari univ, yang menyatakan bahwa anda benar2 pernah kuliah di sana, atau surat sejenisnya. kalo di binus bisa minta surat keterangan mahasiswa tidak aktif (kalau sudah lulus). terus mesti buat surat pernyataan dari diri sendiri, tujuan legalisirnya untuk apa.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Wah, kalau memang prosedurnya sudah jelas demikian, itu bagus sekali. Karena seperti yang saya ceritakan, saya juga sempat ke gedung D lantai 7 itu dan pada saat itu saya ditolak, tapi ada beberapa orang dari almamater yang sama, diterima untuk diberikan legalisasi dari dikti. Jadi seperti acak pelaksanaan prosedurnya, tidak ada tata cara yang jelas. Tapi kalau sekarang memang sudah ada tahapan yang jelas, menurut saya sebuah perkembangan. Thanks sharingnya...

      Delete
  3. halo Mba Amanda,

    terima kasih banget artikel nya sangat berguna. kebetulan saya juga mau melanjutkan master saya di Spanyol. melihat cerita mba Amanda saya jadi jiper duluan. semoga sekarang tidak sesulit itu. huhu

    ReplyDelete
    Replies
    1. Semoga sukses yah... Kalau mengalami pengalaman yang berbeda, mungkin bisa juga di-posting disini, supaya ter-update dan bisa berguna buat rekan-rekan pembaca yang lain :)

      Delete
  4. Hi amanda, aku juga mau lanjut study ke Spanyol, masih bingung, dokumen2 yang mau dilegalisir di depkumham n deplu, sudah di terjemahkan ke bahasa spanyol, atau masih dlm bhs indonesia/ inggris?

    atau kebalikannya di terjemahkan dahulu ke spanyol, barulah memulai proses legalisir di depkumham, dll?

    makasih

    -dhe

    ReplyDelete
    Replies
    1. Hi Dhe,

      Dalam pengalaman saya dulu, dokumen-dokumen saya sudah dalam bahasa inggris jadi tidak perlu diterjemahkan ke bahasa spanyol. Tapi jika dokumennya dalam bahasa indonesia, setahu saya, harus diterjemahkan dulu ke bahasa spanyol, baru memulai proses legalisir...

      Delete
  5. Hi Amanda, aku lg ngurus visa student ke Norwegia. Setelah submit dokumen baru dibilang harus ada Akte Kelahiran yg ditranslate dan dilegalisir pemerintah. Pertanyaan aku, kalau aku hanya mau legalisir terjemahan akte kelahiran,itu apa jg harus ada spesimen ttd spt yg dsebut di atas? Makasih infonya ya. Sangat berguna.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Halo,
      Jujur saja waktu aku mengurus visa student tidak ditanyakan akte kelahiran jadi aku nggak bisa memastikan apakah perlu atau tidak perlu spesimen ttd. Akan tetapi mengingat spesimen ttd bisa mempermudah dan mempercepat proses, ada baiknya kamu siapkan saja. Semoga dengan begitu, semua proses menjadi lancar. Good luck yah.

      Delete
  6. Halo lagi,

    Kemarin si petugasnya bilang belum punya spesimennya translator yg aku pake. Dan dia bilang utk ninggalin nomer telpon, in case klo dibutuhin specimennya bakal ditelpon. Syukurnya ahirnya nggak ditelpon, dan ga diminta specimennya. Jadi hari ini urusan legalisir dephum uda kelar. Tinggal deplu deh.. Thanks yaa..

    ReplyDelete
    Replies
    1. Hi,

      Aku mau ngurus legalisir akta sama KK ke deplu dan depkumham buat ngurus visa ke Norway juga. Aku baru dikasi tau minggu lalu kalo aku diterima, jadi waktunya uda mepet :(
      Yang mau aku tanyain, kita harus bawa dokumen aslinya ya? Soalnya akta kelahiranku uda lama ilang, jadi selalu pake akta copy legalisiran. Bisa gak ya pake itu aja?

      Makasi

      Delete
    2. Hi, aku lagi urus visa ke norway jg nih, mau tanya jadi setelah kita translate dokumenya (Akte) langsung ke depkumham aja ya? Ga perlu di cap sama notaris lagi kopian dokumen translate nya?

      Thanks

      Delete
  7. Hi Amanda,

    Terima kasih sudah share, informasinya berguna sekali. Saya sedang urus legalisasi untuk ke Uni di Spanyol...berharap semoga proses ini lancar jaya. Makasih lagi :)

    ReplyDelete
  8. Mba amanda sy mau tanya, kan ijazah sy sdh dlm bahasa inggris jd yg perlu dilegaliasi ijazah yg aslinya apa fotocoppy nya aj ? Yg udh dilegalisir oleh kampus ? Makasih

    ReplyDelete
  9. mba amanda saya mau tanya, kalau untuk legalisir di kemkumham, pakah bisa di daerah tempat kita domisi ga harus ke kemkumham pusat di jkata, ijazah yang di legalisir apakah ijazah terakhir? misalnya kalo rencana study kita S3 pakah cukup ijazah S2 aja atau ijazah S1 nya juga

    ReplyDelete
  10. Hi amanda, pertanyaan aku juga sama...apa harus kemkumham dan kemenlu pusat di jakarta sj legalisir nya? Apa gag bisa di daerah/provinsi saja?

    ReplyDelete
  11. Terima kasih atas informasinya mbak.
    membantu sekali bagi teman teman yang akan melegalisir ijazah untuk study luar negeri.
    Salam

    ReplyDelete